RECUPERACIÓN DE PROYECTOS EN CRISIS
Primero miremos qué significa “Recuperación de proyectos en crisis”. Es el esfuerzo y las actividades relacionadas con proyectos en problemas. En otras palabras, las actividades que llevan a reconocer que un proyecto está en problemas, luego llevarnos a la decisión de si se puede o no salvar el proyecto y basados en la decisión, ejecutar aquellas actividades que habría que hacer para terminar o cancelar el proyecto.
Dura realidad
Cuándo fue la última vez que usted trabajó en un proyecto que fue planeado y se ejecutó perfectamente, y donde usted cumplió las expectativas en términos de presupuesto, de plazo de entrega y de la calidad del producto? Ahh, y además usted tuvo una relación cordial y profesional con sus usuarios/clientes. En otras palabras, no se presentó ningún problema.
Si usted ha tenido suerte, puede ser que realmente pueda pensar en uno o dos proyectos que pudieran ser candidatos. Además es fácil olvidarse que muchos proyectos terminan realmente con éxito. Aunque probablemente no hay un proyecto absolutamente perfecto, hay muchos proyectos que se terminan con una cantidad mínima de problemas y de estrés.
Y claro, están los proyectos “emproblemados". Éstos son aquellos que tienen problemas tales como:
El proyecto está excediendo en 30% o más su presupuesto estimado.
El proyecto está excediendo en 30% o más su duración estimada (aunque éste puede no ser tan importante si el presupuesto no se excede en 30% o más).
El proyecto está dentro de presupuesto y de cronograma, pero comprometiendo la calidad a tal punto que el valor y la integridad de los entregables es cuestionable.
El cliente está muy descontento con el desempeño del equipo de proyecto. Si el cliente tuviera que hacer el proyecto otra vez, no utilizaría el mismo equipo de proyecto.
Aquí hay un par de ejemplos de los síntomas que contribuyen a la necesidad de una evaluación y una recuperación rápidos:
Nadie en el proyecto sabe cuándo se va acabar.
Los entregables del proyecto están llenos de errores y defectos.
Los miembros del equipo están trabajando horas extras de manera excesiva.
El gerente de proyecto no puede pronosticar una fecha o una estimación de la terminación del proyecto.
Los requerimientos no paran de cambiar.
Las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo de proyecto son altamente tensionantes.
El cliente está considerando la cancelación del proyecto.
El darle vuelta a un proyecto en problemas nunca es fácil, pero hay técnicas que le pueden proveer una mayor probabilidad de "éxito". El "éxito" puede significar lograr renegociar el presupuesto, la duración y las expectativas de los entregables.
Síntomas
Los proyectos pueden fracasar por una gran variedad de razones:
mala estimación inicial
carencia del planeación
inadecuada atención al plan de trabajo
mala gerencia del control de cambios al alcance
falta de revisiones de los riesgos del proyecto
etc.
etc.
10 síntomas de que su proyecto necesita recuperación:
Falta de comunicación
Planeación del proyecto y administración del plan inadecuados
Requerimientos inestables
Falta de entrenamiento/acompañamiento para los gerentes de proyecto
Cronogramas no realistas/no realizables
Alta rotación del personal del proyecto
Uso inadecuado de recursos externos
Ambiente de trabajo inadecuado
Personal “atado” a una tecnología obsoleta
Carencia de compromiso a largo plazo
Premisas
Uno de los retos del gerente de proyectos es identificar un proyecto que se puede estar descarrilando (entrando en crisis) y tener la habilidad para volver a encarrilarlo (hacerle reingeniería a los problemas). Una cosa es cierta: si no se hace nada, el proyecto está condenado a fracasar. Por eso se necesita proveer la metodología para llevar un proyecto en problemas nuevamente a su rumbo original o a uno que permita su éxito.
Cómo recuperar un proyecto en crisis?
La respuesta a esta pregunta es diferente para cada proyecto y tiene mucho que ver con la cultura corporativa, el tipo de negocio, las influencias del mercado, el apoyo (o falta de apoyo) de la Alta Gerencia y otra gran cantidad de factores.
Sin embargo, podemos nombrar varias opciones para recuperar un proyecto descarrilado:
Reducir el alcance del producto del proyecto de modo que se pueda acabar en el plazo establecido y dentro del presupuesto previsto.
Aumentar la productividad implementando mejoras continuas de corto plazo.
Desplazar el cronograma, aumentar el presupuesto y continuar con el alcance original.
Proceder con el control de los problemas, incluyendo cancelar el proyecto anticipadamente.
Implementar una combinación de las opciones anteriores.
Ejecución de la recuperación
Los objetivos principales de esta fase son:
Ejecutar el plan de recuperación para encarrilar el proyecto.
Hacer pronósticos exactos de la terminación del proyecto.
El desarrollo del plan de recuperación debe centrarse en la gente, los procesos y los productos.
La gente es la clave de la recuperación.
El equipo de la evaluación y de la recuperación necesita implementar un sistema de información para hacer el seguimiento y el control de los paquetes del trabajo del WBS.
Revisión pos-recuperación
Luego de la recuperación del proyecto (ojalá totalmente exitosa) es necesario revisar si la evaluación nos dio todos los elementos para realizar la recuperación. Revise qué herramientas le sirvieron y cuáles no. Uno de los resultados más útiles para otros proyectos es la documentación de las lecciones aprendidas.
Conclusiones
Revise si realmente el proyecto necesita una recuperación o si se puede encarrilar definiendo algunas acciones correctivas menores.
Los stakeholders son la clave para la recuperación dado que se necesita su compromiso y colaboración.
Con una detección temprana de síntomas y siguiendo la metodología la mayoría de proyectos en problemas pueden controlarse.
El fracaso no tiene que ser el destino de un proyecto en problemas.
Para mayor información sobre nuestra metodología de recuperación de proyectos en crisis escríbanos al correo electrónico info@gomezpt.com.
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