La simplificación, una función clave de la Gerencia de Proyectos

Algunas decisiones se deben tomar con muy pocos hechos para que los proyectos continúen su curso. Retrasar una decisión a menudo no nos da más información ni cambia la decisión antes tomada.

La simplificación es la acción y efecto de simplificar, en otra palabras, de ser práctico a la hora de tomar decisiones con respecto a aspectos del proyecto. Por esto, una cualidad esencial de los gerentes de proyecto es la habilidad para utilizar un enfoque de proyectos completo que cubra varios procesos y actividades. Mientras muchos técnicos tienden a ver las cosas desde una perspectiva muy estrecha, los gerentes de proyecto frecuentemente requieren realizar una evaluación de la situación total, teniendo en cuenta ventajas y desventajas, y eventualmente salir con la mejor decisión posible dadas las circunstancias.

Pero significa esto que los gerentes de proyecto deben sopesar hasta los aspectos más pequeños de las actividades, sin dejar nada por mirar y sólo tomar aquellas decisiones que ponen en su lugar todas las piezas del rompecabezas garantizando su éxito? O más bien, es seguro ignorar algunos factores y tomar decisiones sin tener en cuenta todos los riesgos que puedan existir?

La respuesta a estas preguntas se encuentra en una combinación de ambas opciones y depende de la situación real que se le presente al gerente de proyectos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que en la vida real muy pocas actividades y proyectos se pueden calcular 100% con antelación. Más aún, en muchos casos la complejidad, la incertidumbre y el riesgo aumentan en proporción directa al presupuesto y tamaño del proyecto. Sin embargo, la realidad de la gerencia de proyectos es que muchos proyectos tienen que implementarse a pesar de la existencia y validez de muchas dificultades y peligros.

La simplificación en la gerencia de proyectos es una buena actitud sólo cuando se ha recolectado toda la información disponible dentro de un lapso de tiempo razonable y a un costo sensato, y cuando cualquier análisis adicional sólo trae retrasos o más gastos que crean más peligros que beneficios al proyecto.

La decisión de cuándo se alcanza el punto exacto se da después de un análisis completo de los planes de proyecto, los objetivos del proyecto y de la situación actual.